Hlavní stránka
Aktuální novinky
Problémy osobních údajů v emailové databázi

Problémy osobních údajů v emailové databázi

20 December 2018

Problémy osobních údajů v emailové databázi

Někdy v minulosti jste posbírali kontakty z objednávek či jinými způsoby a nyní nevíte co s nimi? Je dobré mít o uživatelích v této databázi informace, ze kterého zdroje jejich kontakt máte. Víte, jaké osobní údaje lze v emailové databázi uchovávat?

Vždy je třeba mít souhlas

Pokud jde o zákazníky z objednávek, tuto databázi můžete dále používat pro účely marketingových aktivit. Pozor, zde je nutné mít na webu tzv. oprávněný souhlas.

Pokud však při části databáze nevíte, odkud jste kontakt získali, je třeba přistupovat k celé databázi trošku jinak. Záleží na tom, zda jste kontakty získali z pop-up okna, soutěží nebo jiným způsobem. V tomto případě je třeba použít reaktivace kampaň, t. z. poslat těmto zákazníkům kampaň, v níž se jejich zeptáte a dáte jim dobrovolnou možnost, zda můžete s jejich údaji dále pracovat a využívat je pro marketingové účely. Pokud vám souhlas nedají, bohužel.

Oprávněný zájem a souhlas

Pomocí oprávněného zájmu můžete posílat newsletter, pouze pokud byla splněna informační povinnost. Podmínkou však je, aby takový newsletter nebyl personalizovaný a nebyl profilovaný. Pokud máte plnohodnotný souhlas, můžete rozesílat reklamní newsletter a můžete pracovat s daty, se kterými uživatel souhlasil.

IT řešení

V mnoha malých a středních podnicích nejsou běžné IT řešení takové sofistikované. Pokud jde o emaily, obvykle používají svůj výměnný server a jejich lokální emailové systémy, jako je Outlook na pracovních počítačích zaměstnanců. Vyhledávání a hledání starých emailů s osobními informacemi lze dosáhnout v systému MS Exchange. Tyto emaily lze identifikovat, přesunout do speciálního úložného prostoru a pak je bezpečně vymazat pomocí speciálního softwaru na vymazání. Vyhledávání a odstranění takových emailů v počítači zaměstnanců může být také jednoduché. Po jejich identifikaci mohou být přesunuty do určeného úložiště a potom i bezpečně odstraněny specializovaným řešením vymazání dat. Může to být provedeno buď v klientském počítači nebo prostřednictvím síťového připojení správcem IT. Oba procesy fungují pouze pro ty emaily, které jsou aktivní na klientském počítači.

Zálohované emaily

Z technického hlediska lze najít a bezpečně vymazat pouze emaily, které jsou stále aktivní nebo přístupné na serveru. Pro dodržování pravidel GDPR představují hrozbu emaily v zálohách, pro které zatím nejsou žádné jednoduché řešení. Zálohované emaily je možné najít, obnovit a extrahovat. Když však bezpečně vymažete osobní údaje a emaily ze zálohované poštovní schránky, můžete zbývající emaily uložit jako zcela novou zálohu, zejména pokud je záloha uložena na kazetu.

Nyní jsou na řadě společnosti, které implementují vysoce integrované řešení nebo mají alespoň systém na archivování emailů, který dokáže zpracovat, ukládat a zálohovat všechna data pod jednou "kapotou". V případě potřeby jsou také schopné bezpečně je odstranit. Použití takového specializovaného archivního řešení může být nejlepším způsobem, jak být v souladu s nařízením GDPR. Pokročilejší řešení, které kombinuje mnohem více moderních nástrojů pro řízení a zpracování podnikání, jako je například CRM, podnikové CMS a další, je nejlepším řešením, aby se předešlo obrovským pokutám.